Quais os descontos obrigatórios na sua folha de pagamento?

Entenda quais são os itens que devem constar no holerite a ser entregue para os funcionários
Mais do que um comprovante de pagamento, a folha de pagamento entregue para um funcionário reúne o descritivo com todos os valores pagos pela empresa ao colaborador bem como lista quais descontos foram aplicados em um determinado período. A lista de itens que podem ser descontados é grande e vai desde aqueles que são obrigatórios até os opcionais.
Por se tratar de um documento de extrema relevância, é fundamental que ele seja feito com a maior atenção possível e que os profissionais responsáveis pela sua confecção fiquem atentos a cada detalhe para evitar o pagamento de multas ou questionamentos posteriores por via judicial.
Por isso, listamos aqui os descontos obrigatórios que devem constar na folha de pagamento de forma que você possa cumprir as regras estabelecidas pelo Ministério do Trabalho e pelo Governo Federal.

Recolhimento do INSS

O INSS é uma sigla para Instituto Nacional da Seguridade Social. Todo trabalhador com carteira assinada precisa, obrigatoriamente, recolher esses tributos, que correspondem a uma parcela sobre o valor do salário bruto. O que pode confundir as pessoas é o fato de que esse valor de cálculo é relativo, ou seja, não é o mesmo para todos os colaboradores.
As regras vigentes no Brasil hoje indicam que o desconto na folha de pagamento deve ser feito respeitando-se os seguintes percentuais:

• 8% para aqueles cuja remuneração bruta seja igual ou inferior a R$ 1.556,94;
• 9% para aqueles cuja remuneração bruta seja superior R$ 1.556,94 e igual ou inferior a R$ 2.594,92;
• 11% para aqueles cuja remuneração bruta seja superior a R$ 2.594,92 e igual ou inferior a R$ 5.189,82.

Depósito do FGTS

Esse é outro item que deve constar obrigatoriamente na folha de pagamento. A sigla FGTS diz respeito ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e, diferente do que ocorre com o INSS, esse valor deve ser pago pela empresa. Assim, o percentual de pagamento é de 8% sobre o valor do salário bruto.
Esse valor deve ser depositado na conta do FGTS do trabalhador mensalmente. Para o trabalhador, o valor só pode ser retirado em caso de demissão sem justa causa ou para a compra de um imóvel, além de outros casos excepcionais.
As regras da Nova Reforma Trabalhista preveem ainda que o trabalhador poderá retirar 80% do valor disponível em conta quando for demitido sem justa causa e houver acordo diretamente com a empresa. Nesse caso, no entanto ele abre mão do recebimento do seguro-desemprego.

Imposto de Renda Retido na Fonte

Esse é outro valor que precisa ser recolhido na folha de pagamento e que varia de acordo com o salário bruto de cada colaborador. A sigla IRRF significa Imposto de Renda Retido na Fonte. A base de cálculo deve levar em consideração a remuneração bruta menos o valor do INSS apurado.
Portanto, levando-se em consideração o valor de cada uma das faixas, deve ser descontado o percentual correspondente do INSS. S quatro faixas são as seguintes:

• 1ª faixa: desconto de 7,5% sobre o salário bruto entre R$ 1.903,99 e R$ 2.826,65;
• 2ª faixa: desconto de 15% sobre o salário bruto entre R$ 2.826,66 e R$ 3.751,05;
• 3ª faixa: desconto de 22,5% sobre o salário bruto entre R$ 3.751,06 e R$ 4.664,68;
• 4ª faixa: desconto de 27,5% sobre salários brutos iguais a R$ 4.664,69 ou acima desse número.

Demais itens não são obrigatórios

Os três itens que mencionamos acima são obrigatórios e devem constar na folha de pagamento do funcionário. Entretanto, existe um grande número de itens que podem estar vinculados ao holerite, embora não haja previsão em lei de sua obrigatoriedade. É o caso dos descontos relacionados a vale-transporte, vale-alimentação ou planos de saúde, por exemplo.
Esses valores variam de colaborador para colaborador de forma que não há uma regra clara com relação a isso. O que deve haver, até por uma questão de bom senso, é a clara indicação para o funcionário de quais valores estão sendo descontados e referente ao que cada um diz respeito. A ideia é que o documento não deixe nenhuma dúvida e evite margens para interpretações dúbias.

Uso de telefonia pode ser descontado?

De acordo com a legislação trabalhista, todo e qualquer desconto no salário de um trabalhador, que não seja INSS, IRRF, FGTS ou contribuição sindical anual obrigatória, deve ser expressamente autorizado pelo trabalhador. Isso significa que você não pode incluir um seguro ou um plano de saúde em forma de desconto, por exemplo, caso o trabalhador não tenha feito a opção de recebê-lo.
Da mesma forma, o mesmo item pode se aplicar às contas telefônicas e ao uso de serviços e telefonia para fins pessoais. É preciso, antes de tudo, que a empresa tenha políticas claras do uso de telefonia, amplamente divulgadas e assinadas pelos seus funcionários. Feito isso, a empresa precisa ter um sistema tarifador telefônico instalado ou qualquer outra ferramenta de gestão de telecom que comprove que uma determinada ligação foi originada por um colaborador.
Ainda assim, caso exista divergência no uso e a empresa tenha a intenção de cobrar por essa ligação, isso só poderá ocorrer se o funcionário autorizar o desconto em folha. A recomendação nesse caso é evitar o repasse desse tipo de cobrança para os colaboradores, uma vez que esse é um ponto controverso e que pode ser interpretado em um tribunal em favor do trabalhador, parte mais fraca em uma negociação como essa.
Em contrapartida, a adoção de um sistema tarifador telefônico é válida, pois inibe o mal uso das ferramentas de comunicação e permite aos responsáveis pela área de gestão de telecom buscar soluções mais inteligentes e menos dispendiosas com relação ao uso dos serviços de telefonia empresariais. Entenda mais sobre o assunto que pode significar economia para sua empresa:

Como reduzir custos diários com um tarifador telefônico

Com informações da Sumus.