Como manter uma comunicação eficaz com a equipe no trabalho remoto?

O trabalho remoto se tornou parte da rotina da maioria dos funcionários de escritório nos últimos meses. Em muitas organizações, essa transição repentina ainda está sendo perturbadora e confusa – tanto para funcionários que se sentem mais confortáveis com as rotinas de um escritório físico tradicional, bem como para líderes que antes não gerenciavam trabalhadores remotos.

E mesmo depois de tantos meses tentando trabalhar em casa, implantar parâmetros e orientações sobre trabalho remoto – de tecnologias a práticas recomendadas simples ainda está sendo desafiador para muitos.

Embora possa exigir um pouco de trabalho extra para os executivos C-level gerenciarem funcionários remotos a curto prazo, eles têm recompensas a longo prazo à medida que os funcionários descobrem uma comunicação e colaboração aprimoradas.

Escolha os meios de comunicação com cuidado

Houve um bombardeio de reuniões virtuais, e-mails e bate-papos. Todas as conversas que ocorriam na sala de conferências, no bebedouro, nos cubículos e nas instalações dos clientes, agora ocorrem repentinamente online ou por telefone.

Para ajudá-los a se sentirem menos sobrecarregados e frustrados, os funcionários – especialmente os novatos no trabalho remoto – podem precisar de orientação sobre qual o melhor método de comunicação.

Para isso, líderes precisam estar preparados para aconselhá-los a considerar em cada conversa: complexidade, duração, delicadeza emocional, sensibilidade ao tempo e o nível de colaboração necessário.

• E-mail: bom para informações diretas, breves, neutras e atemporais, que não exijam respostas, colaboração ou discussão.

• Mensagens Instantâneas/Chat: essas conversas incentivam a socialização e são ótimas para perguntas e respostas rápidas, colaboração em tempo real e para compartilhar informações e anúncios com prazos.
• Videoconferência: mesmo sem presença física, as reuniões virtuais cara-a-cara melhoram a comunicação. A videoconferência é a opção ideal para explicar informações complicadas e colaborar, utilizando o compartilhamento de tela para revisar os planos e documentos de projetos.
• Telefone: quando o vídeo não for uma opção viável, o telefone é uma ótima forma para comunicar informações sensíveis, complicadas ou demoradas.

Considere como e o que comunicar

Há um nível de conforto associado à presença física em um escritório – uma compreensão de que é um local de trabalho. Por conta disso, os líderes empresariais podem se perguntar se os funcionários que trabalham em casa têm o equipamento certo e a estrutura organizacional certa para realizar o trabalho.

Para evitar confusões e suposições, é importante que comuniquem claramente metas, expectativas, prazos e progresso. E lembre-se: deve ser uma via de mão dupla; os funcionários devem mantê-lo atualizado sobre essas mesmas coisas.

Além disso, é preciso ser flexível quanto à disponibilidade e horários de trabalho individuais.

Alguns funcionários remotos podem preferir começar o trabalho mais cedo, fazer uma sesta no almoço ou fazer uma hora de ioga à tarde, e depois trabalhar até altas horas. Isso pode funcionar, desde que eles criem um cronograma regular e compreendam os requisitos e prazos da empresa.

Ressaltar que todos precisam exagerar na comunicação de suas horas de trabalho individuais, para que não haja mal-entendidos ou frustração na equipe é essencial.

Dê o exemplo

Também é importante se concentrar em seus próprios métodos de comunicação como líder. Especialmente em tempos de crise, o ideal é programar reuniões consistentes – para trabalho em equipe, reuniões de atualização de projetos e reuniões individuais com chefes de departamento.

Quando as boas práticas de comunicação começam do topo, os funcionários permanecem engajados e informados.

Por fim, as ferramentas que os funcionários remotos estão usando para se comunicar e colaborar devem ser consideradas. Produtividade e segurança são os objetivos principais.