Você é responsável por gestão de contas? Descubra as melhores maneiras de planejar os seus custos

Saiba como usar as ferramentas de gestão de contas a seu favor

Em uma empresa, todas as funções são igualmente importantes. Além de produzir um bem ou entregar um serviço com qualidade, é preciso contar para as pessoas que ele existe.
É preciso vender do jeito certo. Para diminuir os custos, é preciso comprar matéria-prima de boa qualidade ao menor custo possível. Estamos falando de uma corrente cujos elos estão todos interligados, visando sempre proporcionar os melhores resultados possíveis.
Contudo, ainda assim é grande o número de empresas que acaba delegando para segundo plano a interação entre os departamentos, especialmente no que diz respeito aos setores de gestão de contas e de planejamento.
Cada vez mais os gestores contábeis assumem um papel de fundamental importância na empresa, que vai muito além do simples registro de entrada e saída de valores.
Mas como planejar os custos de sua companhia de forma inteligente, visando encontrar as melhores relações custo-benefício e fazendo com que os fluxos de caixa trabalhem sempre a seu favor.

Para onde estão indo os gastos

Planejar os custos de uma empresa é algo fundamental para qualquer gestor que tenha mente obter bons resultados. Como acabamos de mencionar, não se trata apenas de organizar as contas de tal modo que todos os registros de entradas e saídas de valores estejam em dia.
É preciso entender os fluxos de caixa e fazer com que contratos e operações financeiras possam trabalhar a seu favor. O primeiro aspecto a ser considerado em um planejamento de custos é entender para onde cada centavo gasto está indo. Dividir os gastos da empresa dos gastos pessoais é uma tarefa obrigatória.
O ideal é que o gestor estabeleça para si um pró-labore, um valor fixo mensal cuja retirada será feita em um dia específico. Não misturar as contas pessoais com os valores gastos pela empresa é o primeiro passo para colocar ordem nas coisas.

Planejar custos e organizar pagamentos

Planejar e organizar. Em qualquer livro sobre gestão financeira esses dois verbos estarão sempre presentes e com muitas citações.
É fundamental em qualquer trabalho financeiro que os dados relativos a entradas e saída de dinheiro estejam sempre registrados de forma clara e padronizada, de forma que qualquer pessoa consiga ter acesso a relatórios a partir deles.
Essa tarefa até é possível de ser realizada sem o auxílio da tecnologia, mas você vai perder um tempo precioso que poderia ser dedicado à sua produtividade.
Por isso, a melhor opção é recorrer a um software de gestão de contas e contratos. A Sumus, por exemplo, conta com soluções customizáveis, voltadas tanto para empreendedores de pequeno porte quanto para gestores de companhias maiores.
Graças a recursos como esse, é possível ter acesso em tempo real ao panorama mensal da sua empresa, tanto em termos de faturamento quanto em relação aos gastos, o que ajuda a planejar custos para os meses seguintes de forma mais objetiva.

Avalie sempre o seu orçamento

A partir do momento que você começa a olhar mais de perto os dados financeiros produzidos pela sua empresa, então é possível entender com maior precisão onde exatamente está indo o seu dinheiro.
Esse é o momento de fazer uma análise individual de cada item do orçamento, visando readequar os valores ou até mesmo suprimir eles por completo nos meses seguintes se houver essa possibilidade.
Aqui, há um caso bastante frequente e que pode servir de exemplo para muitas empresas. É bem comum que alguns contratos celebrados há uma longa data sejam mantidos sem o questionamento dos preços ou que novos orçamentos sejam feitos.
Acontece que o mercado é muito dinâmico e passar um ano inteiro confiando que aquele orçamento de um ano atrás, que na época era o mais interessante, continua sendo o melhor não é uma boa escolha.

Trabalhe acima do ponto de equilíbrio

Toda empresa para funcionar precisa encontrar o seu ponto de equilíbrio. Esse é o valor alcançado quando o total de recebíveis é igual ao total que precisa ser gasto, proporcionando dessa forma zero de lucro ou de prejuízo.
Entretanto, ninguém tem interesse em trabalhar para chegar a um resultado zero no final do mês, não é mesmo?
Um grande erro na gestão de custos é não incluir um salário para si mesmo entre os valores a serem obtidos no ponto de equilíbrio. Se no final das contas o valor que você recebeu pagou todas as contas, mas não sobrou um valor pré-estabelecido para você é sinal que a sua gestão não está sendo feita da maneira correta.
Essa, aliás, é uma das grandes razões pelas quais muitos empreendedores abandonam as suas empresas no meio do caminho. Por não terem condições de pagarem a si mesmos, essa “conta” vai sendo deixada de lado, o que prolonga um pouco mais a vida útil da empresa, mas certamente vai minando as suas reservas financeiras pessoais.

A gestão é uma questão de hábito

Ser responsável por uma empresa vai muito além de fazer um bom trabalho ou ter um bom relacionamento com os seus clientes. O sucesso de gestão depende do fato de que as suas contas estejam sempre em dia, que todos os colaboradores recebam salários e que exista lucro no final de um determinado período.
Assim, atuar de forma incisiva na gestão de custos é apenas uma das formas de fazer com que a sua companhia se desenvolva. Ignorar conselhos como esses pode significar o fim prematuro da sua empresa, algo que infelizmente é uma rotina no mercado brasileiro.
Fonte: Sumus.