Como emitir Nota Fiscal pelas vendas online?

A emissão de notas fiscais, ainda é um assunto que gera grandes dúvidas por parte das pessoas. Seja um microempreendedor ou um futuro empresário, este tema ainda precisa ser mais esclarecido. Pensando neste assunto, separamos algumas dicas para quem pretende emitir nota fiscal.
Para a emissão de notas fiscais, deve-se ter em mente em qual categoria a empresa ou a pessoa física se enquadra, para posteriormente buscar a emissão das notas com os departamentos corretos.
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Para isto, veja abaixo os tipos de notas fiscais e a quem cada uma se destina:

Nota Fiscal Avulsa

É a maneira mais simplificada para microempreendedores emitirem suas notas, porém vale ressaltar que não são todos os estados que aceitam esta modalidade. Para emiti-la basta comparecer a prefeitura de sua cidade, caso esta opção não esteja disponível online no site do órgão.
Deste modo, o microempreendedor será informado sobre a existência desta modalidade de nota fiscal em seu estado e havendo a possibilidade, será informado sobre os documentos necessários.

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)

Com o mesmo princípio da nota fiscal avulsa, porém eletrônica. Para emissão desta modalidade de nota, devem-se realizar os mesmos passos para a nota avulsa. Também vale ressaltar que somente alguns estados disponibilizam este tipo de serviço até o momento.

Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e)

Apesar de não obrigatórias, as notas fiscais eletrônicas podem ser emitidas por microempreendedores (MEI). Porém, caso estes decidam emiti-las, devem ter em mente que irão cumprir os mesmos requisitos de empresas em que o processo é obrigatório pelo Simples Nacional.
No geral, para a emissão de notas fiscais eletrônicas, deve-se ter autorização na secretaria da fazenda de seu estado (SEFAZ) e adquirir um certificado digital para assiná-las. Além disso, é necessário adquirir o emissor de notas que é basicamente um programa para este fim. Este emissor pode ser adquirido por empresas privadas que o comercializam ou ainda é possível realizar download gratuito de emissor no site da SEFAZ.
Observação: Os valores de certificados digitais variam de acordo com a modalidade e empresa que o comercializa.

Nova regra do ICMS para NF-es

As novas regras tem como objetivo repartir o imposto recolhido referente a estas transações entre os estados envolvidos. Até então, eram adotadas apenas as alíquotas internas do estado de destino do produto e, a partir do começo de 2016, é realizada uma mudança progressiva das alíquotas até o estado de destino da mercadoria recebe-la integralmente.

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Qual a diferença na prática?

Vamos adotar um exemplo para ilustrar a mudança. Um produto foi comprado por um consumidor que está em Pernambuco. A loja virtual está sediada em São Paulo, da onde o produto sairá para o seu destino final. A alíquota do ICMS em São Paulo é de 18%, enquanto em Pernambuco é de 17%. A alíquota interestadual de São Paulo para o Nordeste é de 7%.

O estado de origem do produto (São Paulo) ficará com a alíquota interestadual, ou seja, 7%. Já o estado de destino, Pernambuco, receberá a diferença entre a alíquota do estado de origem (os 18% de São Paulo) e a alíquota interestadual (os 7%), totalizando 10%.

Feito isso, ainda é preciso dividir o total dessa diferença de alíquotas, os 10% deste exemplo, entre os dois estados. Para isso, o governo criou uma tabela progressiva que começou a ser praticada em 2016 e vai até 2019, quanto o estado de destino receberá 100% da alíquota.

2016: 40% para o estado de destino e 60% para o estado de origem;
2017: 60% para o estado de destino e 40% para o estado de origem;
2018: 80% para o estado de destino e 20% para o estado de origem;
2019: 100% para o estado de destino e 0% para o estado de origem.

Quais empresas que precisam se adaptar?

A nova regra de recolhimento do ICMS vale apenas para empresas que vendem para o consumidor final. As pessoas físicas e prestadoras de serviços não precisarão se adequar.

As empresas enquadradas no Simples Nacional também estão incluídas nessa nova regra. Antes, o ICMS era embutido no Simples, mas agora, será necessário calcular a diferença de alíquotas entre o estado de origem e o estado de destino para que o imposto seja pago no ato de emissão da nota.

Como a regra impacta no processo de venda?

Até então, um e-commerce que realizasse a venda para outro estado passava por um processo simples de emissão de nota fiscal eletrônica e recolhimento de impostos. Quando a venda era realizada, o empreendedor gerava a NF-e, imprimia duas vias e anexava uma delas ao produto para envio. No final do mês, era feito o pagamento do imposto Simples.

A partir de janeiro de 2016, o processo tornou-se mais complexo. Feita a venda do produto e, após imprimir duas vias da NF-e, a loja virtual deve checar a tabela de alíquota interna e interestadual entre os dois estados envolvidos na transação. Com os valores em mãos, é preciso fazer o cálculo que explicamos mais acima entre a alíquota interna do estado de origem e a alíquota interestadual; a diferença resultante deverá ser repartida na proporção de 40% para o estado de destino da mercadoria e 60% para o estado de origem.

Após os cálculos, o empreendedor deve acessar o site do SEFAZ e emitir a guia de pagamento das alíquotas. O site é diferente para cada estado e as informações solicitadas devem ser preenchidas manualmente para a emissão do GNRE (Guia Nacional de Tributos Interestaduais).

O GNRE precisa ser impresso e pago (o comprovante de pagamento também precisa ser impresso). Todos esses documentos devem ser enviados para o consumidor final, juntamente com a NF-e. No final do mês, ainda é necessário realizar o pagamento do Simples.

Nota Fiscal para Pessoa Física

Esta modalidade de nota é indicada para pessoas físicas que não pretendem ou não abriram suas empresas ainda. Sendo assim, o interessado deve comparecer à prefeitura de sua cidade e realizar a inscrição como prestador de serviços autônomo. Com a emissão da nota, a pessoa física irá pagar somente o imposto Municipal, porém cabe a esta verificar se sua atividade irá reter valores de INSS e IR.
Alguns estados já disponibilizam o recurso online para emissão de notas fiscais avulsas para pessoa física. Deste modo, é necessário acessar o site da Secretaria da Fazenda de onde você mora e verificar se esta opção está online.

Quando emitir

• O microempreendedor Individual (MEI), fica isento de emitir notas fiscais de vendas de produtos ou prestação de serviços para consumidores finais (pessoas físicas), exceto se o consumidor solicitar a emissão.
• Para casos onde o MEI realiza vendas ou prestação de serviços para outras empresas, a emissão de nota fiscal torna-se obrigatória.
• Mesmo não sendo obrigatória a emissão de notas fiscais em certas ocasiões, torna-se obrigatório a aquisição de mercadorias e serviços com notas fiscais.
• A emissão de notas fiscais eletrônicas não é obrigatória para o MEI mesmo que este realize vendas fora do estado em que atua.
• Para casos em que o MEI adquirir mercadorias usadas de pessoas físicas, no qual normalmente não possuem nota fiscal, o empresário deverá emitir uma nota de entrada utilizando seu próprio talão de notas, ou ainda solicitar a emissão de uma nota avulsa.
• Ao utilizar transportadoras para envio de mercadorias, seja para fora do estado ou internamente, o MEI deverá obrigatoriamente emitir nota fiscal para pessoa física ou jurídica.
• Para os demais casos, a emissão de notas fiscais é obrigatória.

Outros cuidados:

Para a emissão de notas fiscais, alguns cuidados devem ser tomados:

• Guardar sempre as notas fiscais de compra de produtos e serviços e apresentá-las junto com as notas emitidas ao contador responsável quando o serviço contábil for terceirizado. Caso o MEI não possua um contador particular, este deverá emitir o encerramento da escrituração online no site da prefeitura de sua cidade mensalmente.
• Especificar nas notas emitidas o regime em que a empresa se encontra para que haja ou não a retenção de impostos conforme previstos em lei.

Com base nos conhecimentos aqui adquiridos, torna-se mais fácil o empresário se orientar sobre a emissão de notas fiscais.
Vale ressaltar ainda, que as obrigações fiscais devem ser administradas com total atenção, visto que problemas como a omissão de notas podem gerar multas para o empresário de acordo com cada caso.
Deste modo, seja pessoa física ou jurídica, recomenda-se seguir as leis de fiscalização à risca de modo a evitar que pequenas ações se transformem em grandes problemas futuros.
Já sabe como emitir nota fiscal das suas vendas de artesanato? Compartilhe conosco a sua decisão!
Texto publicado anteriormente no Blog da Olist.