Como calcular a folha de pagamento de uma empresa

Entenda quais variáveis devem ser levadas em consideração na hora de calcular a folha de pagamento
Fazer cálculos tributários no Brasil não é uma tarefa fácil. O país conta hoje com um dos sistemas mais complicados do mundo, repleto de cobranças e particularidades, de forma que as empresas precisam estar atentas a isso, contratando profissionais especializados para gerir esse tipo de trabalho. Além disso, é importante ficar de olho em softwares que possam automatizar parte desse trabalho.
Apesar de a tecnologia dar uma grande força hoje em dia, é importante que o gestor tenha uma visão geral do processo, sabendo exatamente como operacionalizar esses pagamentos de forma que os seus colaboradores destinem o menor tempo possível a essas tarefas.
Quer saber mais sobre como calcular a folha de pagamento da sua empresa? Nesse artigo, listamos algumas dicas para você não errar na hora de fazer as contas.

O cálculo do INSS

O INSS é uma sigla para Instituto Nacional da Seguridade Social. Todo trabalhador com carteira assinada precisa, obrigatoriamente, recolher esses tributos, que correspondem a uma parcela sobre o valor do salário bruto. O que pode confundir as pessoas é o fato de que esse valor de cálculo é relativo, ou seja, não é o mesmo para todos os colaboradores.
As regras vigentes no Brasil hoje indicam que o desconto na folha de pagamento deve ser feito respeitando-se os seguintes percentuais:

• 8% para aqueles cuja remuneração bruta seja igual ou inferior a R$ 1.556,94;
• 9% para aqueles cuja remuneração bruta seja superior R$ 1.556,94 e igual ou inferior a R$ 2.594,92;
• 11% para aqueles cuja remuneração bruta seja superior a R$ 2.594,92 e igual ou inferior a R$ 5.189,82.

FGTS

Esse é outro item que deve constar na folha de pagamento. A sigla FGTS diz respeito ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e, diferente do que ocorre com o INSS, esse valor deve ser pago pela empresa. Assim, o percentual de pagamento é de 8% sobre o valor do salário bruto.
Esse valor deve ser depositado na conta do FGTS do trabalhador mensalmente. Para o trabalhador, o valor só pode ser retirado em caso de demissão sem justa causa ou para a compra de um imóvel, além de outros casos excepcionais.

IRRF

Esse é outro valor que precisa ser recolhido na folha de pagamento e que varia de acordo com o salário bruto de cada colaborador. A sigla IRRF significa Imposto de Renda Retido na Fonte.
A base de cálculo deve levar em consideração a remuneração bruta menos o valor do INSS apurado. Portanto, levando-se em consideração o valor de cada uma das faixas, deve ser descontado o percentual correspondente do INSS. As quatro faixas são as seguintes:

• 1ª faixa: desconto de 7,5% sobre o salário bruto entre R$ 1.903,99 e R$ 2.826,65;
• 2ª faixa: desconto de 15% sobre o salário bruto entre R$ 2.826,66 e R$ 3.751,05;
• 3ª faixa: desconto de 22,5% sobre o salário bruto entre R$ 3.751,06 e R$ 4.664,68;
• 4ª faixa: desconto de 27,5% sobre salários brutos iguais a R$ 4.664,69 ou acima desse número.

Vale-transporte

Caso o empregado faça o requerimento para ter auxílio no transporte, é obrigação do empregador proporcionar acesso ao transporte público para os seus funcionários.
Nesse caso, o valor total do desconto não pode ser maior do que 6% sobre os vencimentos, ficando a empresa responsável por arcar com o restante dos custos. Outra alternativa é a própria empresa disponibilizar o serviço de transporte.

Vale-refeição

Diferente do que acontece com o vale-transporte, o vale-refeição não é um benefício obrigatório por lei. Entretanto, por se tratar de algo extremamente cobrado pelos funcionários, a maioria das empresas concede esse benefício para os seus colaboradores.
Em casos como esse, o desconto máximo sobre o valor fornecido deve ser de 20%.

Calculando a folha de pagamento

Como você já pôde perceber são vários os descontos e impostos que incidem sobre uma folha de pagamento. Além dos que mencionamos acima, que estão na lista das obrigatoriedades e dos mais comuns, existem também outros valores que podem ser incluídos na lista, de acordo com cada empresa.
Estamos falando de descontos como seguros, planos de saúde, planos odontológicos ou benefícios como vale-creche, vale-cultura, comissões de venda e outras formas de bonificação.
O trabalho não é dos mais simples e quanto maior o número de colaboradores, maiores serão também as particularidades das folhas de pagamento com as quais você vai se deparar. Por isso, não há melhor maneira de se programar quanto a isso se não for por meio da utilização de um software de gestão de folha de pagamento.
Ele é a garantia de que você poderá fazer mais tarefas em um tempo menor e com menos chances de erro.

Softwares de gestão devem estar sempre presentes

Não é apenas a folha de pagamento que merece atenção especial por parte dos gestores. Outras áreas da empresa certamente terão um melhor desempenho se puderem contar com o apoio de softwares específicos. 
Por meio deles é possível detalhar todos os gastos da empresa relacionados à telefonia, permitindo que os gestores possam identificar quais são as áreas com maior demanda e de que maneira pode ser feita algum tipo de economia.
É grande o número de empresas hoje que pagam em suas contas de telefone mais do que utilizam e na maioria dos casos não há como identificar o desperdício se não for por meio de um software de gestão.
Fonte: Sumus, gestão de telecom.